Ao executar uma obra ou elaborar um projeto, é necessário analisar e considerar vários aspectos. Isso, para que o produto final seja o mais próximo possível do planejamento. Nesse sentido, é essencial executar o Gerenciamento de Projetos a risca. Para isso, abaixo desenvolvemos um passo a passo completo para seu entendimento.
Gerenciamento de Projetos
Para que todo o processo de execução da obra obtenha sucesso, deve-se planejar o que será feito antes de começar qualquer etapa da execução e de elaboração do projeto. Isso porque planejamento de atividades é de extrema importância para profissionais das áreas de engenharia e arquitetura.
Nesse sentido, o planejamento que leva à correta execução de uma obra não se restringe apenas ao cronograma físico-financeiro utilizado no canteiro de obras. Ou seja, muito pelo contrário. Esse planejamento começa já na fase de elaboração dos projetos necessários para a construção adequada de uma edificação.
E não se assuste em saber que o plano da execução de uma obra se assemelha e muito ao de elaboração de um projeto. Isso porque é possível realizar os dois processos a partir do mesmo princípio.
O Planejamento de uma Obra
O planejamento de uma obra começa com a elaboração da mais variada quantidade de projetos necessários para sua real construção. Nesse sentido, podem ser: Projeto Arquitetônico, Estrutural, Hidrossanitário, Elétrico e outros que venham a ser necessários.
Isso porque os projetos de uma obra influenciam um ao outro e devem estar compatíveis entre si. Dessa forma, passam a permitir que a construção e a execução de todos os sistemas de uma edificação se concretizem. Esse fator se dá porque o Gerenciamento de Projetos evita possíveis “dores de cabeça” e imprevistos.
Um bom Gerenciamento de Projetos reflete na assertividade dos prazos. Além disso, garante o adequado andamento de uma obra ou de um projeto.
Gerenciamento de Projetos: prazos e finalizações
Diante disso, como garantir que seus projetos sejam entregues no prazo ou a finalização de sua obra ocorra dentro do previsto, sem que haja perda de qualidade? Para responder essa pergunta, nós da EMAS Jr. utilizamos um método bem simples para gerenciamento de projetos, assim como para o planejamento dele.
Determinar atividades do projeto
Definir as atividades que devem ser realizadas durante a execução e elaboração de um projeto é de extrema importância. Essa fase se dá basicamente pela listagem de atividades mais comuns para um tipo de projeto, bem como de atividades necessárias para um projeto em específico, caso fuja um pouco do comum. Desse modo, tem-se uma noção da realização de todas as etapas para a execução e conclusão deste.
Além disso, a definição de atividades é essencial para que não haja esquecimento de nenhum detalhe ou surja de surpresa durante a obra, já que isso pode acarretar atrasos nas entregas pré-determinadas ou mesmo atrasos no prazo final do projeto.
Por exemplo, durante a execução de uma obra têm-se várias atividades de acordo com a fase de execução. Algumas delas são:
- Execução da fundação de pilares, vigas e lajes;
- Serviços de alvenarias;
- Assentamento de pisos;
- Acabamentos em geral, dentre outras.
Cada uma dessas atividades é subdividida em algumas outras, de modo que devem ser previstas e listadas.
Para isso, é necessário que se tenha em mente todas essas etapas para execução integral de uma obra. Esse fator garante a sua total conclusão.
Criar uma sequência de atividades
É necessário fazer o sequenciamento de atividades levando em consideração qual atividade é predecessora de outra. Além de quais atividades podem ser executadas simultaneamente.
Uma vez determinada a atividade predecessora, inicia-se outra ou duas simultâneas, sucessoras à anterior. Nesse sentido, é necessário que se estabeleça uma ordem lógica de execução. Isso porque uma atividade (ou duas atividades simultâneas) só deve começar quando a anterior estiver finalizada.
Estimar tempo de duração
Uma vez definidas as etapas de execução de um projeto ou obra é necessária uma estimativa de prazos para a conclusão de cada etapa individualmente. Para isso, você deve fazer a estimativa do prazo tomando como base o tempo gasto para a execução das etapas de projetos já realizados. Além de que precisam ser semelhantes ao projeto gerenciado no momento.
Deve-se considerar também a capacidade de produção e quantidade de profissionais que irão realizar determinada atividade.
Fazer o cronograma
Tendo uma relação sequencial de todas as atividades do projeto e seus respectivos prazos, podemos partir para o próximo passo. A definição do cronograma do projeto.
A EMAS Jr. utiliza uma ferramenta online, o Droni (ou metodologia Scrum), para montagem do cronograma de etapas de cada projeto em andamento na empresa. Nessa ferramenta, o gerente do projeto* adiciona as atividades pré-determinadas para o projeto. Além disso, atribui a responsabilidade de sua execução a um membro da equipe, bem como seu prazo de entrega.
*Gerente de Projetos: responsável pelo gerenciamento do projeto e acompanhamento das atividades individuais dos membros.
Ao longo da realização das atividades, o membro da equipe responsável por ela altera o seu status para “concluído”. Se concluir uma atividade fora do prazo, o “cartão” dessa atividade irá informar os dias de atraso para a conclusão. Se concluir dentro do prazo, o cartão informa sobre conclusão “Dentro do Previsto”.
Desse modo, é possível fazer o acompanhamento da execução do projeto de acordo com o cronograma pré-definido. Esse fator é extremamente importante no gerenciamento de projetos.
Fazer o cronograma sem software online
Ainda que você não tenha acesso a um software ou plataforma online, há outras ferramentas mais simples que permitem a elaboração e acompanhamento de cronogramas. Uma delas é a criação de uma simples tabela no Excel. Nela você pode colocar na primeira coluna quais atividades deve realizar. Já na segunda coluna o início da atividade. E na terceira, seu término.
Além disso, nas demais colunas pode inserir o cronograma propriamente dito com os meses ou semanas de execução das atividades. Você deve preencher a coluna do cronograma com alguma cor indicando a data prevista para a execução de cada atividade em específico.
É durante essa fase de definição do cronograma que podemos definir o caminho crítico de um projeto. Ou seja, a sequência de atividades que não possuem folgas. Se atrasar alguma das atividades dessa sequência, atrasará todo o projeto. O mesmo ocorre na execução de uma obra.
Uma vez conhecido esse caminho crítico, devemos atentar às atividades relacionadas para garantia do cumprimento de prazos para esses casos.
Por outro lado, algumas sequências de atividades possuem folgas e permitem atrasos sem prejudicar o cronograma.
Acompanhar o andamento do planejamento
Após a definição do cronograma para elaboração de um projeto ou uma obra, o próximo passo é executar o que foi planejado. Não se deve simplesmente esquecer esse cronograma. É necessário seguir o que foi definido de modo a tornar possível o conhecimento do seu cumprimento ao longo da execução.
É comum o prazo de etapas não saírem como o esperado. Isso porque alguns imprevistos podem surgir prejudicando a etapa em execução e acarretando a atrasos em entregas parciais. Deste modo, torna-se necessária a atualização constante do cronograma a fim de reformular prazos de entregas parciais e garantir, consequentemente, o cumprimento do prazo de entrega.
Usar os resultados obtidos para realizar o planejamento dos próximos projetos
Mesmo com a finalização da elaboração de um projeto ou término de uma obra, não se deve descartar logo em seguida todo o trabalho de planejamento realizado. Nem as adequações feitas no cronograma em função da redefinição de etapas e prazos. Isso servirá como um banco de dados para futuras obras ou execução de projetos.
Nesse sentido, deve-se fazer uma análise dos resultados obtidos durante a execução, bem como identificar problemas e atrasos. Para isso, é importante sempre atualizar o cronograma de acordo com o que se observa em tempo real.
Passo a passo para gerenciamento de projetos
Conheça mais sobre uma das etapas fundamentais para garantia do cumprimento de prazos em obras. Conte com a ajuda de profissionais adequados e capacitados para auxiliar seu gerenciamento de projetos. Clique aqui para conversar um pouco mais com os profissionais da EMAS Jr. e receber dicas de Engenharia.
